Conférence de presse : à organiser seulement si l’annonce le justifie

Une conférence de presse a-t-elle du sens pour une PME

Réunir des journalistes exige de leur donner une raison de se déplacer. Une ouverture d’usine avec des créations d’emplois, un produit qui se voit et se manipule, un partenariat avec une collectivité, une situation de crise : ces sujets justifient le rendez-vous. Un nouveau site internet, une nomination ou une promotion saisonnière n’y suffisent pas, et une salle à moitié vide dessert l’image de l’entreprise plus qu’elle ne la sert.

Le calcul est simple. Pour trois journalistes présents, vous mobilisez une salle, un dirigeant, du matériel et une demi-journée de préparation. Dans la presse locale, la venue d’un photographe et d’un reporter est déjà un bon résultat, et l’effet d’une conférence dépend surtout de la valeur de l’annonce, moins de la mise en scène.

Les alternatives plus légères

Le point presse informel, d’une trentaine de minutes, sur le lieu même de l’annonce, coûte peu et se prépare vite. Le petit-déjeuner de presse réunit quelques journalistes triés autour d’un sujet, dans une ambiance qui favorise l’échange. La visite guidée d’un atelier ou d’un chantier convient aux entreprises dont l’activité se montre.

Enfin, l’interview individuelle proposée à un journaliste précis, avec un sujet, une date et une durée, donne souvent de meilleurs résultats qu’un rassemblement, car il obtient une exclusivité. Le circuit habituel de diffusion d’un communiqué reste le socle, et la conférence n’en est que l’un des prolongements.

L’invitation : à qui l’envoyer et quand

Constituez la liste avec soin, en vous appuyant sur votre fichier de contacts journalistes : quotidien régional, radio locale, presse professionnelle du secteur, sites d’information et correspondants. Cette liste contient des données personnelles, et la CNIL rappelle les règles de conservation et d’information qui s’appliquent.

Envoyez l’invitation une à deux semaines avant la date, puis relancez par téléphone deux ou trois jours avant. Elle tient en quelques lignes : le motif de la conférence, le lieu et l’adresse exacte, la date et l’heure, la durée, les personnes qui parleront, la promesse d’un dossier remis sur place et un contact pour confirmer. Choisissez un créneau compatible avec les bouclages : le milieu de matinée en milieu de semaine convient à la presse locale, alors que les lundis et les vendredis après-midi se remplissent mal.

Le déroulé d’une conférence d’une heure

Prévoyez d’accueillir les participants à l’heure dite avec un café, un badge et le dossier de presse remis sur place. Démarrez par une présentation de dix à quinze minutes, dite par la personne qui a pris la décision annoncée, avec deux ou trois messages clés, jamais plus. Laissez ensuite vingt à trente minutes aux questions, dans l’ordre de la salle, sans esquiver les points sensibles.

Prévoyez une séquence pour les photographes et les vidéos, avec un décor propre et un endroit pour poser en fin de séance. Chronométrez votre répétition pour tenir le temps. Terminez à l’heure annoncée : un journaliste dont la rédaction attend n’apprécie pas les dépassements. Restez ensuite quelques minutes disponible pour des échanges individuels, qui donnent souvent les meilleurs angles. Pour une séance en visioconférence, gardez les mêmes principes : dix minutes de présentation, un modérateur qui donne la parole, et un lien de test envoyé la veille. Enregistrez la séance si vous le pouvez : les journalistes absents apprécient de réécouter une réponse avant d’écrire.

Les erreurs qui vident la salle ou gâchent la séance

La première tient à l’annonce elle-même : quand le sujet ne justifie pas un déplacement, aucune organisation impeccable n’y remédie. La deuxième est le mauvais jour, celui d’un événement local ou d’une actualité nationale qui mobilise les rédactions. Vérifiez l’agenda de votre ville, de la préfecture et des grands rendez-vous de votre secteur avant de fixer la date.

La troisième erreur consiste à lire un texte de dix minutes que les journalistes ont déjà dans leur dossier. Ils attendent de vous un éclairage, un chiffre inédit, une démonstration, une réponse à leurs questions. La quatrième est d’inviter trop de monde côté entreprise : un dirigeant et un expert suffisent, alors qu’un tour de table de six personnes dilue le message et allonge la séance.

Supports, lieu et logistique

Le lieu doit être facile d’accès, avec un parking ou une station de transport proche, et suffisamment calme. Une salle d’un hôtel, d’une mairie, d’un espace de coworking ou votre propre site peuvent convenir. Renseignez-vous auprès du propriétaire des conditions de location et des règles de sécurité. Le site service-public.fr donne les informations générales sur l’accueil du public dans un établissement.

Côté supports, un écran pour deux ou trois diapositives, quelques visuels de qualité, un produit à manipuler si le sujet s’y prête, et un micro dans une salle de plus de vingt personnes. Les photos du produit et du dirigeant sont mises à disposition en version haute définition, avec crédits et légendes.

Le suivi après la conférence

Envoyez, dans les deux heures, le communiqué final, le dossier en lien de téléchargement et les visuels à tous les invités, y compris les absents. Ils publient souvent à partir de ce message. Répondez vite aux compléments demandés, en envoyant au besoin un chiffre supplémentaire par courriel, remerciez les participants et notez les parutions dans votre tableau de suivi.

Comptez une semaine pour les articles de la presse locale, davantage pour les revues mensuelles. Si aucun article ne paraît, demandez poliment un retour à un ou deux journalistes : leurs réponses vous apprendront plus que n’importe quel bilan interne, et elles vous serviront pour la prochaine annonce, que vous pourrez aussi mettre en ligne sur la page de publication d’Actupresse.